母として、秘書として、はたらくということ

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みなさん初めまして!テクスターカンパニーで秘書をしているM.L.です。

「秘書、ってどんな仕事をしているんですか?」

半導体カンパニーのプレジデント秘書として8年ほど前に入社してから、何度も聞かれてきた質問です。
マクニカ全体で「秘書」と呼ばれる業務に就いている人は20名ほど、と多くはありません。中でも「カンパニー秘書」というのは、原則1カンパニーにつき1人しかいないため、同じカンパニー内の人から見ても、普段何をしているのか謎の存在でもあるのです。

皆さんはどのような仕事を思い浮かべますか?
上司のスケジュール管理、というのが一番メジャーなイメージでしょうか。もちろんそれも大切な仕事ですが、当然それだけではありません。

そこで今回は少しだけ、秘書ってなんだ?も含めて、私の働き方についてお話してみようと思います。

■ワーママの1日は短い
話は逸れますが、私には2歳半の娘がいます。
1年間の産休・育休を経て、一昨年復職しました。コロナ禍真っ只中での復帰となり、この1年半ほぼ在宅(月に2~3度の出社)で時短勤務をしています。

夫は在宅勤務のできない職種で帰りも遅いため、平日は朝の保育園送りから寝かしつけまで完全ワンオペ。復職前から覚悟はしていましたが、毎日がとにかく時間との戦い・・!

ある日の例を書き出してみました。
私が担当している秘書業務には、いわゆる「ルーティーン業務」はほとんど無いため、日々の業務内容は上司のスケジュールや依頼内容によって大きく異なってきますが、これがざっくりとした1日の流れです。

勤務時間自体は通常の定時よりも1時間短いだけですが、ワーママになる前と比べて最も違いを感じるのは、朝の出勤前の余裕の無さと、残業ができないというプレッシャーです。
現在は在宅勤務なのでこのスケジュールでなんとか回せていますが、これに通勤時間が加わるとなると…ちょっと考えたくありません。

■マクニカにおける秘書という立場
さて、マクニカの秘書、とりわけカンパニー秘書が担う仕事というのは、先述したようなスケジュール管理や、接待/出張手配にはとどまりません。

たとえば私が属するカンパニーは200名近い組織ですが、皆それぞれ担当メーカーなどに分かれた縦割りのチームに属しています。人事や総務、広報などの管理業務や、カンパニー全体に関わる業務について専任がいないため、組織全体を見渡せる立場として私が窓口になった方が良いと思い、対応するようになりました。

週次・月次の数字計画資料作成、カンパニー経費の実績管理、定例全体会議の準備と資料作成、フロアの備品管理、中途入社社員の受け入れ対応、客先提出文書のチェック、日々の受注データの配信・・・etc

こうして書き出すだけでもかなり幅広く、他社で秘書として働いたことが無いので正確にはわかりませんが、恐らくここまでマルチな秘書というのも珍しいのではないかと勝手に思っています。
 
一見すると雑多で、純粋な秘書業務からはかけ離れた内容に疑問を感じたこともありましたが、業務が多岐にわたる分、関わりをもつ人も増え、社内でも幅広いリレーションを築くことができるというメリットがあります。

また、秘書業務だけでは決して身につかなかったであろうスキルも沢山身につき、常に挑戦し続けられる環境でもあります。「秘書だからこれだけやっていればいい」、というのではなく、自分でいくらでも業務幅を広げていけるところは、マクニカでカンパニー秘書として働く魅力の一つだと思っています。

■はたらく、ということ
秘書の仕事というのは、上司のサポートを通じてお客様満足に繋がる大切な役目を担っていると考えています。そのため、ミスが許されないのはもちろんのこと、スピーディーな対応も求められます。

依頼ベースの仕事が多いことから、次々と入れ替わる業務の優先順位を常に意識し、限られた時間ですべてを着実にこなそうとするため、業務中は気持ちがピンと張りつめていることも少なくありません。
そんな時に癒されるのが、娘の存在です。

出産前であれば、残業も加味してある程度の時間の猶予がありましたが、今はそれが無くなったかわりに、仕事のオンオフが明確に切り替えられるようになりました。というのも、「娘と一緒にいる時間は、娘に全力を注ぐ」と決めているからです。
 
誤解を恐れずにはっきり言ってしまうと、私にとって仕事は生活のため、自分の大切なものをこれからも大切にし続けていくための手段です。家族や友人との時間や自分を犠牲にしてまで働くことは望んでいません。

とはいえ、仕事は人生の多くの時間を占めるもので、稼げれば何でもいいというわけではありません。
その点では、もともと人のサポートをすることが好きで、ホテル業界からマクニカに転職した自分にとっては、秘書という仕事はとてもやりがいのある仕事です。

接客業と同じように「人」を相手にする秘書業務は、資料作りや接待のアレンジ、どれをとっても「正解」がありません。その時々のベストを尽くしつつ、周囲のアドバイスやフィードバックをもとに改善を重ね、より高いクオリティを目指して成長し続けられる仕事です。そして様々な場面を経験すればするほど引き出しが増えていくという面白さがあります。
まだまだ自信はありませんが、好きなことを仕事にできている、という感覚があるのは、恵まれたことだと思います。

母として家族を最優先にして生きること、好きな仕事を続けていくこと。どちらも叶えたいという女性の想いが「贅沢だ」と批判される時代ではなくなりました。

ですが、職場の理解と制度無しでは実現できない、高い壁があるというのが現実です。
今はコロナ禍による一時的な在宅勤務に甘んじて無理のない両立ができていますが、そのあとは?子どもが小学校に入学したら?2人目が生まれたら?果たして自分の理想とする働き方を貫いていけるのか。私にはまだわかりません。

母として、そして秘書として、はたらくということ。

これは、これからもずっと考え続けていきたい、ゴールの無い問いです。
今の自分、そして家族にとってベストな答えを、妥協することなく貪欲に追求し続けていきたい。そう思っています。

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