受発注業務は「作業」ではなく「仕事」

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こんにちは!
すっかりテレワークが定着し、脂肪もしっかり定着している関取ぷみ子です。
ネットワークス カンパニーで、コーディネーターとして、複数の仕入先を担当しております。

「受発注業務」と聞くと、皆さんはどんな仕事をイメージしますか?
見積書作成、発注書作成、データ入力、入出荷処理、納品書・請求書送付
ざっとこんな感じでしょうか?

では、ここでクイズです。お客さまから次のようなご依頼をいただきました。
「社内手続きの都合により、正式な注文書の発行に時間がかかる。でも、今すぐ納品してほしい」
注文書を受領していないのに納品??さぁ!どうしますか?

答えは、「お客様から内示書を発行して頂き、”仮伝”という伝票処理をする」です。この処理を行うことよってお客様に仮納品をすることが可能になります。これはほんの一例ですが、受発注業務というのは、単にマニュアル通りにやればよい作業ではなく、さまざまな状況に合わせいかに課題をクリアするかを考えながら進める必要があるのです。

■忍耐と集中力
四半期末などの繁忙期になると、びっくりするほどの受発注量になります。
もちろん、営業職のメンバーと情報を事前に共有し、万全の準備はするものの、まるでゲリラ豪雨のように突如として膨大な注文が入ってくることもあり、1件あたりに多くの時間はかけられなくなります。また、商社ならではだと思いますが、お客さまによって注文形態も異なり、対応方法も多岐にわたります。
要点を絞った確認作業と、瞬時の判断、そして、スピーディーかつ正確に処理を進める必要があるため、頭をフル回転させて対応しています。

ミスなく正確に処理をすることは、仕事をする上で当たり前と思われがちですが、それは簡単なことではなく、忍耐と集中力の賜物だと私は感じています。

■決断と実行
皆さんは数年後の自分をイメージできますか?
今よりずっと逞しく成長し、自らチームを率いる立場となり、責任の重い仕事を任せられたとき、自信を持って「私はできます!」と言える自分になっていたいと思いませんか?

マクニカには、年齢や性別、経験に関係なく、仕事を任せる文化があります。それは、色々先輩が手出しするよりも、早いうちから自分で考え、自分で判断し、主体的に仕事に取り組むことが、人を早く成長させると考えているからです。このため、新卒入社者であっても、業界未経験の中途入社者であっても、成長が早いです。

自分の役割を認識せず、目の前の「作業」だけ行っていては、数年経っても大きな成長は感じられないでしょう。視野を広く持って、主体的に「仕事」に取組み、前例のないことにも挑戦し、やり遂げることで自信となり、仕事を自分のものにすることができます。

かっこいいことを言っていますが、自分で判断することは、とても勇気がいることです。私も、最初は不安と戸惑いしかありませんでした。
でも、ご安心ください。
マクニカには心強いチームがいます。ちょっと背中を押してほしいときは、遠慮なく相談すれば、きっといいアドバイスをもらえますよ。

■業務改善
私たちは営業職のように自らの足で稼ぐことはできませんが、商社のコア機能である受発注や物流を担う組織として、社内外の満足度向上や効率化されたオペレーションを目指して日々知恵を絞りだしております。

私の部署では、定期的に仕入先担当者の変更を行っています。目的は下記の通り、いくつかあります。

①ナレッジを蓄積する
前述の通り、私たちは常に迅速に判断し、伝票処理することが求められますので、あらゆる処理のパターンを経験することで、知識の引き出しを増やす必要があります。
ネットワークス カンパニーがお付き合いするたくさんの仕入先を担当することで、様々な考え方や処理パターンを習得することができます。

②バックアップ体制をつくる
マクニカの都合で、受発注フローに遅延が発生し、お客さまにご迷惑をおかけするわけにはいきません。担当者が不在でも、スムーズに代理対応に入れるように準備をしています。
また、育児や介護のためだけではなく、誰もが自由に休暇を取れるような働きやすい環境をつくることも目的の一つです。

③業務改善の気づきを得る
突然ですが、みなさんは引越する時、物を簡単に手放すことはできますか?
私は、引越の時だけは、不要と思ったら迷わず捨てます!なぜなら、全ての荷物を持っていくとなると、荷造りが間に合わず、ダンボールの数が足りないまま玄関に引越業者が来てしまい、その場で取捨選択することを余儀なくされるからです(笑)

担当者変更は、この、「捨てざるを得ない」状況を作りだすのです。物を買うより、物を手放す方が時間と労力がかかるように、ルールを「作る」ことは簡単ですが、「捨てる」ことは容易ではありません。
ずっと同じ仕入先を担当していると、特有のルールや、例外処理が増え、属人的になりやすいですが、担当者の変更が入ると、業務の引継ぎを行うために、なるべくシンプルな作業にしようと、整理をする意識が働きます。手順を整理し、不要な処理はやめ、また、新しい視点が入ることによって改善ポイントに気づくことができる。これが業務改善の一助となるのです。
担当者変更は一時的に業務負荷がかかり、大変ですが、上述の通り、得られるメリットはとても大きいので、業務改善ができたときはやりがいを感じます。

■「いつもありがとう」が言いたくて
私は、マクニカ営業マンであるパパと、小学生の娘と息子、保育園児の息子との5人暮らしを楽しむママでもあります。

・朝食と一緒に夕食も下ごしらえ
・手際よく作った一汁三菜
・美しく整理整頓されたクローゼット
・ルンバが快適走行するリビング
・切らすことのないトイレットペーパー
・マリア様のような慈愛の心

といった生活は幻想ですね。。

育児と仕事との両立は本当に大変で、自分ひとりで抱え込んでしまって八方塞がりになり、投げ出したくなることもありました。そんな私を見兼ねたパパは危機感を感じたのでしょうね。自ら成長することを選んでくれました(笑)。今では、朝の支度、保育園の送迎、洗濯、お風呂はパパの担当となっています。

また、パパ以外にも、チームメンバー、上司も常にフォローしてくれます。
「何か手伝えることがあったら言ってね!」
「無理しなくていいんだよ!」
この言葉に何度救われたことか。。。
「ありがとう」という言葉を大切に思うようになりました。

コロナ禍でテレワークなどの働き方改革が進んだとはいえ、時短勤務でありながら残業がゼロとは言えず、まだまだ発展途上の部分も多いと思います。
しかし、働く環境としては、とても風通しがよく、居心地も良いので、これからもずっと働きつづけたいと思っています。

「明るく!楽しく!元気よく!」
社員みんなの力で、これからも一層、魅力的な会社にしていきたいです!

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